仕様変更を作成する

プロジェクトの規模や範囲の変更はいつでも起こりえます。作業の範囲が拡大または縮小した、使用する材料が変更になった、などです。そのような場合、Houzz Pro では承諾された見積書から直接仕様変更を作成し、顧客へ送付して確認・承諾してもらうことができます。

仕様変更を作成することで、顧客は元の金額と変更後の金額との差額分のみ請求されます。これにより、最初に予定された金額の請求書はそのままで、差額金額分を仕様変更で別途回収することが可能になります。

注意：仕様変更は建築施工の専門家向けの機能です。

仕様変更を作成する

仕様変更を作成するには、一から作成する方法と、テンプレートから作る方法、承諾済みの見積書をベースとする方法があります。

仕様変更を一から作成する

一から仕様変更を作成するには、左側のナビゲーションから関連する案件を開き、［仕様変更］メニューをクリックします。そして、画面の右上にある［新しい仕様変更］ボタンをクリックし、［一から作る］を選択します。

テンプレートから仕様変更を作成する

Houzz Pro で仕様変更を作成したことがあれば、それをテンプレートとして保存し、それを元に新しい仕様変更を作成することができます。既存のテンプレートから仕様変更を作成す類は、左側のナビゲーションから関連する案件を開き、［仕様変更］メニューをクリックします。そして、画面の右上にある［新しい仕様変更］ボタンをクリックし、［テンプレートから］を選択します。

テンプレートの作成方法については、「テンプレートを作成する」セクションをご覧ください。

承諾済みの見積書から仕様変更を作成する

承諾済みの見積書から仕様変更を作るには、まずその見積書を開き、数量や価格の変更が必要な項目にチェックを入れます。見積書の項目全部を仕様変更に含める場合は、チェックを入れる必要はありません。

そして、項目の上部にある［仕様変更の作成］ボタンをクリックするか、画面上部にある［操作］ボタンから［仕様変更の作成］メニュー を選択します。

仕様変更を編集して変更を加える

仕様変更を作成すると、数量や価格を調整したり、各項目に対してメモを追加したりできます。

項目を編集する

仕様変更をテンプレートから、または一から作成した場合、他の文書と同様に項目の行を直接編集することができます。

既存の見積書から仕様変更を作成すると、仕様変更の各項目には、当初の予定の行と更新後の行が用意されています。

「当初の予定」の行には承諾された見積書からの値が入力されており、変更することはできません。「更新後」の行は、変更したい箇所をクリックすることで、新しい値を入力できます。変更すると、その箇所は黄色でハイライトされるので、何が変更されたのかすぐに分かるようになっています。

下記の例では、レンジフードの金額を45,000円から 51,000円へ、作業時間を 4時間から 5時間へ変更しています。変更は合計金額にも反映され、差額が仕様変更の一番下に表示されます。

項目を追加する

仕様変更には、既存の項目の他に新しい項目も追加できます。新しく項目を追加するには、「項目」セクションの一番下の行の［項目の追加］をクリックします。すると、新しい項目を作成するか、既存の項目を検索することができます。

仕様変更の右側にあるサイドパネルからも項目を追加することができます。サイドパネルでは以下のものにアクセスすることができます。

• 自分の項目：ライブラリーに登録されている項目
• テンプレート：テンプレートとして登録されている文書に含まれている項目
• 最近の見積書：見積書に追加されている項目

必要に応じて上部にある検索ボックスや絞り込みフィルターを使用してください。項目をクリックすると、文書に追加されます。追加後、手動で詳細や数量などを更新できます。

項目グループを作成する

複数の項目をグループ化して１つの親項目を作成することができます。これは、複数のパーツで構成されるアイテムの請求書を作成する場合に便利です。詳しくは、以下の記事をご覧ください。

見積書・請求書で品目をグループ化する

支払情報を調整する

項目の下にある「支払い」セクションで、支払金額や条件、期日など支払いについて設定できます。いったん仕様変更が承諾されると、文書を再開しない限り、これらの情報を変更することはできなくなります。

既定では支払回数は１回となっています。支払回数を増やすには、［支払予定を設定する］ボタンをクリックします。

すると、新たな支払予定の行が追加されるので、必要に応じて支払名や金額、期日など、変更したい箇所を直接クリックして変更します。

支払予定の順番を入れ替えたい場合は、行の左端（「支払名」の手前）にある６点ドットの部分をドラッグすると、自由に順番を入れ替えられます。

金額を変更するには、金額の前の円マークの部分をクリックすると、金額で入力するか、割合（パーセンテージ）で入力するかを選択できます。変更後、チェックマークをクリックすると変更が保存されます。

支払予定を変更・削除する

支払予定を削除するには、その支払予定の行にマウスカーソルを合わせ、右端に表示された３点ドットのアイコンをクリックし、メニューから［支払を削除する］を選択します。

支払を記録する

代金を受領したら、［支払を記録する］をクリックしてその支払を記録に残すことができます。詳しくは、こちらの記事をご覧ください。

仕様変更のテンプレートを作成する

仕様変更のテンプレートを作成すれば、それを元に新しい仕様変更を何度でも簡単に作成することができます。

テンプレートを作成するには、まず、テンプレートとなる基本の仕様変更を作成します。作成したら、上部にある［操作］ボタンから［テンプレートとして保存］をクリックします。

そして、テンプレートの名前を入力し、テンプレートに含める内容を選択したら、［保存］をクリックします。

作成したテンプレートは、仕様変更をテンプレートから作成するときに一覧で表示されます。また、Houzz Pro の左端にあるナビゲーションの［会社］を選択し、左メニューから［テンプレート］をクリックすると表示されるテンプレート ページの「文書」セクションでも確認できます。

仕様変更を顧客と共有する

仕様変更を作成したら、顧客と共有する前にプレビュー表示して、どの情報を顧客に見せるかをチェックボックスで指定できます。それにはまず、仕様変更の上部にある［プレビュー］ボタンをクリックします。すると、プレビュー画面が表示されるので、右のサイドパネルで「顧客への表示内容を設定できます」の設定を確認します。

仕様変更のプレビュー設定について、詳しくはこちらの記事をご覧ください。

顧客に仕様変更を共有する準備が整ったら、承諾を得るために［送信］ボタンをクリックします。

すると、顧客宛に送るメールの画面が表示されるので、必要に応じて件名や本文を変更します。また、テンプレートを作成している場合は、本文欄の右下にある［マイ テンプレート］をクリックして、使用したいテンプレートを選択・適用することができます。メールが完成したら、右下の［送信］ボタンをクリックします。

または、［リンクのコピー］ボタンをクリックして、リンクを別途メッセージでお知らせすることも可能です。

顧客は、メールを受信すると、メール内のボタンをクリックして内容を確認できます。仕様変更を承諾するには、画面の右上にある［承諾して署名する］ボタンをクリックします。

［承諾して署名する］ボタンをクリックすると、電子サインを入力するためのボックスが開きます。 署名して保存すると、その仕様変更は承諾されたことになります。

もし、変更が発生して仕様変更を編集しないといけなくなった場合は、文書を再開する必要があります。文書を再開するには、仕様変更の上部にある［操作］ボタンをクリックし、メニューから［再開して編集］をクリックします。

仕様変更を再開すると顧客の電子サインは失われるので、もう一度承諾のサインを依頼する必要があります。

また、仕様変更を顧客に送信して承諾を依頼する代わりに、自分で承諾するオプションもあります。それには、仕様変更の上部にある［操作］ボタンをクリックし、メニューから［承諾する］をクリックします。

仕様変更にコメントを追加する

仕様変更を顧客と共有すると、その文書上でコメント機能を使用して顧客やチームメンバーとやり取りすることができるようになります。コメントを追加するには、ページの上部にある「コメント」アイコンをクリックし、宛先（顧客またはチーム）を選択します。

コメント機能の詳細については、こちらの記事をご覧ください。