進捗記録を作成して共有する
進捗記録には、その日に何が起こったか、現場での出来事を記録することができます。そして、その情報は、依頼主と簡単に共有することができます。また、チームメンバーや協力会社も進捗記録に追記して作業の進み具合を報告できるので、自分が現場に居なくても最新の状況を確認することができます。
進捗記録を作成する
進捗記録にアクセスするには、Houzz Pro の左端にあるナビゲーションメニューから［案件］をクリックし、進捗記録を作成したい案件を開きます。そして、左側のメニューから［進捗記録］を選択します。
その案件でまだ進捗記録を作成したことがない場合は、画面の右上にある［進捗記録の作成］ボタン、または中央にある［新しい進捗記録］ボタンをクリックします。
これまでにその案件で進捗記録を作成したことがある場合は、それらが一覧で表示されます。新規に作成するには、画面の右上にある［進捗記録の作成］ボタンをクリックします。
新しい進捗記録のページが開くので、その進捗記録でカバーする日付を選択します。１日から１週間の範囲で指定できます。
その下の「概要」セクションには、その日の仕事内容、作業の進捗状況、作業した協力会社、懸念事項、確認したい事など、記録に残しておきたいものを記入しましょう。写真やファイルを添付することも可能です。
「概要」 セクションの下には天気の情報、工程表、チームメンバーの時間入力、タスクのリストなどがあります。これらは自動的に取り込んで反映されます。画面の左上にある［カスタマイズ］ボタンをクリックすると、これらのセクションの表示／非表示を切り替えることができます。
ページの上部にある［操作］をクリックすると、［複製して編集］コマンドがあります。似たようなフォーマットで別の日の進捗記録を作成したい場合に利用できます。［顧客用ダッシュボードに表示］を選択すると、顧客と顧客用ダッシュボード経由で共有できます。その進捗記録を削除したい場合は［削除］を選択します。
また、［プレビュー］ボタンをクリックすると、顧客に対してその進捗記録がどのように表示されるか確認することができます。
既定フォーマットを設定する
進捗記録では既定フォーマットを簡単に設定できます。どのセクションを進捗記録に含めるか、また「概要」セクションで常に表示する内容を設定することで、進捗記録を効率的に作成できます。
デフォルトのセクション
画面の左上にある［カスタマイズ］ボタンをクリックすると、進捗記録での各セクションの表示／非表示を切り替えることができます。一番下の［既定として適用］ボタンをクリックすると、その設定を自分の進捗記録の既定フォーマットとして保存することができます。
デフォルトの概要テキスト
「概要」セクションの文章を既定として保存することで、自分の進捗記録を新規作成する際、いつも同じ文章が表示されテンプレートのような働きをします。それには、デフォルトとして設定したい文章が入力された状態で、セクションの右下にある［規定として保存］ボタンをクリックします。
進捗記録を共有する
進捗記録を顧客と共有するには、共有したい進捗記録を開き、画面上部にある［共有］ボタンをクリックします。
すると、「進捗記録の共有」画面が表示され、顧客と協力会社のアクセス権を設定できます。案件を担当しているチームメンバーは、最初からアクセス権があります。
顧客に対するアクセス権
顧客が進捗記録にアクセスできるようにするには、進捗記録の権限の設定画面において、「顧客用ダッシュボードでの表示」を「表示する」に設定します。すると、顧客はその進捗記録を顧客用ダッシュボードで閲覧できるようになります。
進捗記録が共有されると、顧客はメールで通知されます。（まず、顧客用ダッシュボードが顧客に共有されている必要があります。）顧客用ダッシュボードの詳細については、こちらの記事をご覧ください。
協力会社に対するアクセス権
協力会社の場合、進捗記録へのアクセス権は協力会社ごとに設定することができます。それには、進捗記録の権限の設定画面において「協力会社のアクセス」をクリックして、協力会社の設定画面を表示します。
そこには、現在その案件に招待されている協力会社がリストされるので、それぞれの協力会社に対して「アクセスあり」または「アクセスなし」を選択します。
リストの下の「すべて表示」をクリックすると、案件に招待されていない協力会社が表示されます。それらに進捗記録のアクセス権を付与するには、まず［案件へ追加］ボタンをクリックしてから、「アクセスあり」を選択します。また、画面の右上にある［協力会社の招待］をクリックすると、新しい協力会社を招待することができます。
進捗記録が共有されると、協力会社メールで通知されます。協力会社のアクセス権限については、こちらの記事をご覧ください。
進捗記録にコメントを追加する
進捗記録にはコメント機能があり、顧客やチームメンバ、協力会社と記録の内容についてやり取りすることができます。コメントを追加するには、進捗記録ページの右上にある「コメント」のアイコンをクリックします。
すると、コメントのパネルがページの右側に表示されます。まず、上部のボタンでやり取りする相手（顧客またはチームメンバー）を選択します。そして、下部のテキスト欄にコメントを入力して、［送信］ボタンをクリックするか［Enter］キーを押します。
注意：顧客とコメントをやり取りする場合は、その進捗記録が顧客用ダッシュボードで顧客と共有されている必要があります。共有されていない場合、顧客は進捗記録のコメントを見ることができません。
コメントが入力されて送信されると、相手にはコメントが届いた旨を知らせる通知メールが届きます。その中からコメントへアクセスすることができます。顧客宛にコメントを追加した場合は、顧客用ダッシュボードの進捗記録セクションに表示されます。
すべての進捗記録を表示する
進捗記録を見る際、特定の案件におけるすべての進捗記録の一覧を見る方法と、全案件の進捗記録の一覧を見る方法があります。
特定の案件の進捗記録
特定の案件のすべての進捗記録を見るには、まず Houzz Pro の左端のナビゲーションから［案件］をクリックし、その特定の案件を開きます。そして、左側のメニューから［進捗記録］をクリックします。
このページに表示された進捗記録を変更したい場合は、その進捗記録にマウスカーソルを合わせ、右端に表示された３点ドットをクリックします。すると、編集、複製して編集、共有、顧客用ダッシュボードに表示、および削除することができます。
すべての案件の進捗記録
すべての案件における進捗記録の一覧を表示するには、Houzz Pro の左端のナビゲーションから［検索］をクリックし、メニューから［進捗記録］を選択します。
このページでは、上部にある検索バーを使ってキーワードで関連する進捗記録を検索したり、「案件」や「作成日」のフィルターで絞り込むことができます。新しい進捗記録を作成するには、画面右上の［進捗記録の作成］ボタンをクリックします。
個別の進捗記録を変更したい場合は、その進捗記録にマウスカーソルを合わせ、右端に表示された３点ドットをクリックします。すると、編集、複製して編集、共有、顧客用ダッシュボードに表示、および削除することができます。