経理文書に列、項目の説明や画像を追加する

独自の列を追加する

経理文書で、項目の情報を管理するのに必要な列が足りない場合は、独自の列を追加することができます。列の追加は、以下の２か所から行えます。

１つ目の方法として、項目セクションの列を右端までスクロールします。最後の列まで行くと、その右側の列のタイトル欄に（＋）アイコンがあるので、それをクリックします。

２つ目の方法として、項目セクションの上部にある［設定］ボタンをクリックします。すると、「設定」の画面が表示されるので、その左下にある［新しい列を追加］をクリックします。

すると「列の作成」ウィンドウが表示されます。列の名前とタイプ（「チェックボックス」や「日付」、「リンク」など）を指定します。列のタイプはその列での入力フォーマットを決定するもので、「単数選択」の場合はさらに選択肢を追加する必要があります。完了したら［作成］ボタンを押します。

これにより、文書に新しい列が追加されます。セルをクリックすると、内容を直接入力できます。

項目に説明を追加する

それぞれの項目に対し、特徴や素材など詳しい説明を追加して、顧客に表示することができます。

説明を追加するには、その項目の［説明を追加する］の部分をクリックして説明文を直接入力し、入力し終わったらキーボードの ［Enter］/［Return］キーを押すか、チェックマークのアイコンをクリックします。また、［もっと表示］ボタンをクリックすると「項目の説明」ウィンドウが開き、広い場所で説明を入力できます。

もし、説明のオプションが見えない場合は、項目セクションの上部にある［設定］ボタンを押して、「アイテムの説明を表示する」がオンになっているかどうか、設定を確認してください。

［もっと表示］ボタンをクリックした場合は「項目の説明」ウィンドウが開き、説明を入力する際に文字の書式（太字、リスト表示、リンクなど）を調整することができます。入力し終わったら［保存］ボタンをクリックしてください。入力した内容が文書上の説明欄に表示されます。

項目に画像を追加する

各項目につき５つまで画像を追加することができます。また、写真だけでなく、会社のロゴやアイコンも指定できます。

画像を追加するには、その項目の画像アイコンをクリックします。

もし、画像のオプションが見えない場合は、項目セクションの上部にある［設定］ボタンを押して、「画像を表示する」がオンになっているかどうか、設定を確認してください。

画像アイコンをクリックすると、「表示する画像」ボックスが表示されます。「＋ 画像」をクリックして、「画像をアップロード」、「アイコンを使用」、「ロゴを使用」のオプションのいずれかを選択します。

左側の最もサイズの大きな画像がカバー画像として使用されます。カバー画像を変更するには、カバー画像に指定したい画像にマウスカーソルを合わせ、表示された［カバー画像に設定する］をクリックします。完了したら［保存］ボタンをクリックしてください。指定した画像が文書上に表示されます。

文書の書式を設定する

会社のニーズに合わせて、列の追加や削除、列の並べ替え、行の高さの設定、列幅の調整など、文書の書式をカスタマイズできます。

文書の設定（列の名前や順番など）は、次に同じ種類の文書を作成する際の規定値（デフォルト）として自動的に保存されます。

列の追加／/削除

項目の説明や画像、番号付けなど、文書に表示する情報（項目セクションの列）を追加または削除することができます。それには、項目セクションの上部にある［設定］ボタンをクリックします。

すると、「設定」ウィンドウが表示されます。各設定内容について、ラジオボタンをオン・オフすることで、それぞれ表示する・しないを切り替えることができます。また、各列名の左側にある６点ドットをドラッグ＆ドロップすることで、列を目的の順序に並べ替えることも可能です。

列の並べ替え

列の順序を並べ替えるには、上で説明した「設定」ウィンドウでドラッグ＆ドロップして並べ替える方法と、列の見出しにある６点ドットをクリックして、直接目的の位置まで左右にドラッグする方法があります。

行の高さの設定

項目の行の高さを設定するには、項目セクションの上部にある［行間］ボタンをクリックし、希望する高さを選択します。

列幅の調整

列幅を調整するには、サイズを変更したい列の右端にカーソルを合わせ、クリックしたまま希望の幅になるまで左右にドラッグします。

表示する説明文の長さの設定

一部の列において、短縮された内容を表示するか、全内容を表示するかを指定できます。設定するには、対象となる列の上部にある下矢印アイコンをクリックし、［すべての内容を表示］または［内容を短くする］を選択します。説明やメモなど文字の多い列において［すべての内容を表示］を選択すると、すべての詳細をひと目で確認できます。一方、［内容を短くする］を選ぶと、よりたくさんの項目を１ページ中に表示できます。

以下は、説明文を短縮表示した場合の例です。

そして、すべての内容を表示するよう指定した場合の例です。

顧客に表示する内容をカスタマイズする

経理文書を顧客に共有する際、どの情報を顧客に表示して、どの情報は見せないといった設定が簡単に行えます。これにより、関連する情報をすべて文書上に記録しつつ、必要に応じて顧客には見せない、といった使い方ができます。

設定方法の詳細については、こちらの記事をご覧ください。