見積書で項目ごとに承諾できるようにする

顧客が見積書を承諾する際、見積書全体を承諾するのではなく、見積書に含まれている項目それぞれに対して承諾する・しないを決定してもらうことができます。書類の設定でこの機能をオンにすると、顧客は項目ごと、大項目ごと、またはすべての項目を一度に承諾できます。

項目ごとの承諾は、支払予定とも連動するようになっています。つまり、承諾された項目の金額に応じて、自動的に支払金額が調整されます。

項目ごとの承諾を有効にする方法

顧客が見積書の項目ごとに承諾する・しないを決定できるようにするには、見積書を顧客と共有する前に、その設定をオンにする必要があります。その手順は以下のとおりです。

１. 見積書を開き、右上の［プレビュー］ボタンをクリックします。

２. プレビュー画面が開き、右のサイドパネルで「顧客への表示内容を設定できます」の設定が表示されます。「承諾」セクション内にある［項目ごとに承諾する］のチェックボックスをオンにすると、プレビュー画面でそれぞれの項目に対して承諾する・しない のオプションが表示されます。

顧客が項目ごとに承諾する方法

プレビュー画面で［項目ごとに承諾する］の設定をオンにした状態で、顧客に見積書を共有すると、顧客は項目ごとに承諾する・しないを選択できるようになります。

顧客が見積書を開くと、項目ごと、または大項目ごとに、チェックマークとバツ印が表示されます。チェックマークをクリックすると承諾済み、バツのアイコンをクリックすると不承諾となり、項目名の下にそのステータスが表示されます。また、上部にある［すべて承諾/不承諾］ボタンをクリックすると、すべてを一度に承諾または不承諾にすることができます。

顧客は、もし間違った選択ボタンをクリックしてしまった場合は、戻る矢印のボタンを押して、承諾・不承諾の状態をリセットすることができます。すべての承諾・不承諾の選択が済んだら、右上にある［署名して送信］ボタンを押して、専門家へ返信します。

ヒント：顧客へ送信する前に、顧客がどのような見積書を見ることになるのか確認したい場合は、プレビュー画面の右上にある［リンクをコピー］ボタンをクリックします。すると、共有するためのリンクがコピーされるので、シークレットモードでブラウザを開き、そのリンクをアドレスバーに貼り付けて開くと、顧客が見ることになる画面と同じものを見ることができます。

専門家が項目ごとに承諾する方法

もし、顧客に代わって、専門家自身が項目ごとに承諾または不承諾を選択する場合は、見積書の「ステータス」列で直接行うことができます。プレビュー画面で［項目ごとに承諾する］をオンにした直後は、すべての項目のステータスは「保留中」となってます。その「保留中」の部分をクリックすると、ドロップダウン リストが表示され、ステータスを「承諾済み」または「不承諾」に変更できます。

また、上部の「操作」メニューから［項目ごとに承諾する］をクリックしても、承諾・不承諾を選択することができます。

操作メニューの［項目ごとに承諾する］をクリックすると、見積書の項目ごとに承諾するためのウィンドウが表示されます。項目ごとにチェックマークかバツ印をクリックするか、右上の［すべて承諾/不承諾］ボタンを使って作業できます。

ウィンドウの下部には、選択状況を一時的に保存するための［保存］ボタンと、選択内容を確定するための［保存して送信］ボタンがあります。［保存して送信］ボタンは、すべての項目に対して承諾・不承諾が選択されるとクリックできるようになり、これをクリックすると、承諾・不承諾の選択は変更できなくなります。

項目ごとの承諾が有効な場合の支払予定の動き

すでに見積書の支払予定を組んでいる状態て、ある項目が不承諾となると、支払予定は割合に応じて再計算されます。

たとえば、合計額が 60万円の見積書で、20万円 x 3回の支払予定を組んでいたとします。その見積書で、顧客が 9万円の項目を不承諾とすると、合計額が51万円になり、マイナスの金額も等分に分配され、各回の支払金額 17万円となるように自動的に調整されます。

もし、それとは違う形で金額を調整したい場合は、手動で支払予定を変更することも可能です。