見積書を作成する
案件の見積書を作る方法はひとつだけではありません。以下の方法で見積書を作成できます。
- 一から作成する
- 自分で作成したテンプレートから作成する
- 既存の見積書のファイルをアップロードする
- Houzz Pro 内の既存の見積書を複製する
- ルームプランを見積書へ変換する
この記事では、それぞれの方法について順番に説明します。
見積書を一から作成する
一から見積書を作成するには、次の２つの方法があります。
１. Houzz Pro のホームページにて、右側の「新規作成」セクションにある［見積書］アイコンをクリックし、メニューから［一から作る］を選びます。
２. 見込み案件または案件を開き、［見積書］セクションをクリックします。そして、［新しい見積書］ボタンをクリックし、メニューから［一から作る］を選びます。
新しい見積書の画面になったら、見積書の名前をクリックして適宜変更しましょう。見積書は１つの案件につき１つだけとは限りません。必要に応じて分割したり、複数のバージョンを作ることも可能です。そのため、見積書の名前は、必要なものを見つけやすいようにルールを決めて区別することをお勧めします。
見積書に項目を追加する
見積書には必要な数だけ項目を追加できます。新しく項目を追加するには、「項目」セクションの一番下の行の［項目の追加］をクリックします。すると、新しい項目を作成するか、既存の項目を検索することができます。
見積書の右側にあるサイドパネルからも項目を追加することができます。サイドパネルでは以下のものにアクセスすることができます。
- 自分の項目：ライブラリーに登録されている項目
- テンプレート：テンプレートとして登録されている文書に含まれている項目
- 最近の見積書：他の見積書に追加されている項目
必要に応じて上部にある検索ボックスや絞り込みフィルターを使用してください。項目をクリックすると、文書に追加されます。追加後、手動で詳細や数量などを更新できます。
ヒント：Excel など外部の表計算シートやリストから Houzz Pro の見積書へ項目をコピーすることができます。詳細についてはこちらの記事をご覧ください。
項目をグループ化する
複数の項目をグループ化して、１つの親項目を作成することができます。これは、複数のパーツで構成されるアイテムの見積書を作成する場合に便利です。詳しくは、以下の記事をご覧ください。
見積書・請求書で品目をグループ化する（建築・施工の専門家向け）
見積書・請求書で品目をグループ化する（インテリアの専門家向け）
表示する情報を整理する
見積書で使用する列を追加したり削除したりするには、項目の上部にある［設定］ボタンをクリックします。すると、列ごとに表示する・しないをラジオボタンで設定できます。新規で列を追加することもできます。詳細については、こちらの記事をご覧ください。
また、「表示方法」のドロップダウンリストを使用して、見積書の項目の並び順を、大項目、部屋、セクション、「単数選択」形式の自分が追加した列、または分類なしで整理することができます。これらの分類は、ダウンロードした PDF ファイルや顧客宛の見積書にも適用されます。
メモ：「表示方法」のドロップダウンリストに特定のオプションがない場合は、［設定］でその列をオンにして表示する設定にしてください。
見積書の作成について、この記事の最後にある関連情報も併せてご覧ください。
自分で作成したテンプレートから作成する
Houzz Pro で見積書を作成したことがあれば、その見積書をテンプレートとして保存し、それを元に今後の見積書を作成することができます。詳細については、こちらの記事をご覧ください。
既存の見積書ファイルをアップロードする
すでに見積書を他のアプリケーションで作成していたり、印刷物として存在している場合、それを Houzz Pro へアップロードすることができます。アップロードできるファイルは PDF および画像ファイルです。したがって、まず、既存の見積書を画像ファイルとしてスキャンしたり、PDF 形式で保存する必要があります。
見積書のファイルを Houzz Pro ヘアップロードする方法については、こちらの記事をご覧ください。
既存の見積書を複製する
Houzz Pro で作成した既存の見積書と同じ内容の見積書を作成する必要がある場合は、その見積書を複製することができます。
既存の見積書を複製するには、次の手順に従ってください。
１. 複製したい見積書を開き、上部にある［操作］から［複製して編集］をクリックします。
２. 「この案件に複製」と「別の案件に複製」のメニューが表示されるので、適切な方を選択します。
３. 別の案件を選択した場合、どの案件に対して見積書を複製するか選択する画面が表示されます。新規で案件を作成するか、既存の案件を選択します。
４. 指定した案件に見積書が複製されたら、必要に応じて変更を加えます。
ルームプランを見積書へ変換する
すでにルームプランで顧客がどのアイテムを採用するか決定している場合は、その採用された項目に対する見積書を簡単に作成できます。ページの右上にある［変換する］ボタンをクリックすると「ルームプランを変換」という画面が表示され、どの項目を含めるかを指定し、合計金額を確認できます。
ファイルや写真を追加する
見積書に関係するファイルや写真がある場合は、簡単に見積書に追加することができます。追加したファイルや写真は、顧客も閲覧可能にできますし、チームメンバーしか見えないようにすることもできます。
ファイルや写真を追加するには、「ファイル」セクションの［ファイルの添付］をクリックします。そこから、案件内に既にあるファイルを選択するか、パソコンから新たにファイルをアップロードするか、Google ドライブから選択するかを指定できます。
「ファイル」セクションの右上にある目のアイコンをクリックすると、セクションそのものを顧客に対して表示または非表示を切り替えることができます。
ファイルの管理については、こちらの資料をご覧ください。
見積書をプレビューして顧客と共有する
見積書を作成したら、顧客と共有する前にプレビュー表示して、どの情報を顧客に見せるかをチェックボックスで指定できます。それにはまず、見積書の右上にある［プレビュー］ボタンをクリックします。
すると、プレビュー画面が表示されるので、右のサイドパネルで「顧客への表示内容を設定できます」の設定を確認します。
見積書のプレビュー設定について、詳しくはこちらの記事をご覧ください。
見積書を共有する準備ができたら、（編集画面・プレビュー画面のいずれでも）［送信］ボタンをクリックして、オンラインでメッセージを添えて顧客へ送信できます。見積書を送信する際のメッセージはテンプレート化できるので、毎回一からメッセージを入力する必要はありません。顧客は、Houzz Pro から送付された見積書を、自分のパソコンやスマートフォンで確認することができます。
印刷・ダウンロード・エクスポート
Houzz Pro からオンラインで共有する方法とは別に、見積書を印刷して紙で共有したり、ファイルとしてダウンロードしてメールに添付して共有したり、Excel ファイルにエクスポートすることもできます。その場合は、ページ上部の［操作］をクリックし、メニューから「PDF としてダウンロード」、または「Excel にエクスポート」、「印刷」を選択しください。ページ上部のダウンロード アイコンからも PDF ファイルをダウンロードすることができます。
見積書にコメントを追加する
見積書を顧客と共有すると、その文書上でコメント機能を使用して顧客やチームメンバーとやり取りすることができるようになります。コメントを追加するには、ページの上部にある「コメント」アイコンをクリックし、宛先（顧客またはチーム）を選択します。
コメント機能の詳細については、こちらの記事をご覧ください。
承諾された見積書を編集する
いったん見積書が承諾されても、必要に応じて再度編集する必要ができるかもしれません。
承諾済みの見積書を編集するには以下のの手順に従ってください。
１. 承諾された見積書を開き、上部にある［操作］から［再開して編集］をクリックします。
２. 確認の画面が表示されるので、［はい］をクリックします。
注意：この操作を行うと、見積書の電子サインは削除されます。また、各項目に対するステータス（承諾済み、または不承諾）もリセットされて「保留中」の状態となります。再度電子サインや各項目に対する承諾を得るには、変更後に見積書を顧客に再共有する必要があります。