前払金機能の使い方

Houzz Pro には、前払金のメモを作成して適用する機能があります。前払金を受け取ることにより、案件の資金繰りを安定させることができ、工事や作業の施工をスムーズに進めることができます。そして、受け取った前払金は、見積書や請求書などの経理関連の文書に適用できます。

前払金メモを作成する

前払金メモは、Houzz Pro のホームページから作成することもできますし、特定の案件の中で作成することもできます。

ホームページから

Houzz Pro のホームページ上で簡単に前払金メモを作成することができます。それには、「新規作成」セクション内の［前払金メモ］アイコンをクリックするか、「経理関連の文書」セクションの右上にある［新規作成］ボタンをクリックして「前払金メモ」を選択します。

すると、前払金メモを紐づける案件を指定する画面が表示されるので、新規案件の名前を入力するか、既存案件の中から選択します。そして［前払金メモの作成］ボタンをクリックします。

案件から

Houzz Pro の左端にあるナビゲーションメニューから［案件］をクリックし、前払金メモを作成したい案件を開きます。そして、左側のメニューから［前払金・預り金］を選択します。

上部で「前払金メモ」タブが選択されていることを確認し、右側にある［新しい前払金メモ］ボタンをクリックします。

前払金メモの詳細を入力する

前払金メモが作成されたら、必要に応じてタイトルを変更したり、項目の名前、数量、単位（時間、個数など）、単価を入力していきます。合計金額は自動的に計算されます。

支払予定を設定する

項目リストの下にある「支払い」セクションで、支払予定を設定します。必要に応じて複数の支払に分割したり、期日を指定したりします。

プレビューして共有する

前払金メモが完成したら、プレビューして顧客と共有できます。顧客へ送信する前にプレビューするには、ページの右上にある［プレビュー］ボタンをクリックします。すると、プレビュー画面が表示され、「顧客への表示内容を設定できます」という設定のリストボックスが表示されます。顧客に見せたい内容について、チェックをオン・オフしてカスタマイズします。

顧客と共有する準備ができたら、［送信］ボタンをクリックして、オンラインでメッセージを添えて顧客へ送信できます。また、PDF ファイルとしてダウンロードしたり、共有リンクをコピーして別途お知らせすることもできます。

前払金メモを表示する

作成した前払金メモは、「前払金・預り金」のページの一覧に表示されるようになります。必要に応じて検索したり並び替えができます。

前払金メモにコメントを追加する

前払金メモを顧客と共有すると、その文書上でコメント機能を使用して顧客やチームメンバーとやり取りすることができるようになります。コメントを追加するには、ページの上部にある「コメント」アイコンをクリックし、宛先（顧客またはチーム）を選択します。

コメント機能の詳細については、こちらの記事をご覧ください。

前払金メモを編集または削除する

「前払金・預り金」のページで、既存の前払金メモを編集したり削除したりすることができます。

注意：いったん前払金の一部または全額が支払に使用されると、その前払金メモは編集または削除できなくなります。

前払金メモを削除する

前払金メモを削除するには、削除したい前払金メモにマウスカーソルを合わせ、右端に表示された３点ドットをクリックして［削除］を選択します。すると、削除の確認画面が表示されます。いったん削除すると、元に戻すことはできません。

前払金メモを開いて削除することもできます。その場合は、ページの上部にある［操作］をクリックして［削除］を選択します。すると、削除の確認画面が表示されます。いったん削除すると、元に戻すことはできません。

前払金メモを編集する

「前払金・預り金」のページで編集したい前払金メモを開き、変更を加えると、自動的に変更が保存されます。

前払金を適用する

前払金メモを作成し、支払を受け取ったら、それを同じ案件の請求書や見積書の支払いに充てることができるようになります。

以下にその手順を説明します。

１. 前払金を適用するには、まずその前払金を受け取ったことを記録する必要があります。

前払金メモのページの「支払い」セクションで、［支払を記録する］ボタンをクリックします。すると、「支払を記録する」ウィンドウが表示されるので、詳細を入力して［完了］ボタンをクリックします。

これにより、前払金メモのステータスが「支払済み」となります。

２. 前払金が「支払済み」になったら、同じ案件内の請求書または見積書の支払いに適用することができます。

前払金を適用したい書類を開き、「支払い」セクションへ移動します。［支払を記録する］ボタンをクリックすると、「支払を記録する」ウィンドウが表示されるので、ドロップダウンリストから「前払金を適用する」を選択します。利用可能金額のうち、前払金をいくら充てるか金額を指定し、［完了］ボタンをクリックします。

３. すると、支払いセクションで、前払金が適用されたものが「支払済み」として表示されます。支払いの残額がある場合は、自動的に支払予定が新たに追加されます。

前払金が適用された請求書からの預り金メモを作成する

支払済みの請求書において前払金が適用されており、請求書の金額を減額して預り金メモを作成しようとした場合、その差額はまず元の前払金に返金されます。そして、適用された前払金からではない預り金の残額は、別の預り金メモとして残ります。

たとえば、

１０万円の請求書があり、１０万円全額の支払いに前払金を適用しました。
５万円分の商品の返品があり、その預り金メモを作成しようとする場合、５万円は元の前払金に返金され、案件の「前払金メモ」タブでは前払金が５万円増加します。５万円が預り金メモとして表示されることはありません。
請求書に記録されている支払額も、それに応じて減額されます。