タスクを作成して管理する

タスクセンターとは

タスクセンターでは、ある特定の案件に限らず、すべて案件および見込み案件のタスクを見ることができます。つまり、全般的な作業な概要を確認するのに適しています。

タスクセンターにアクセスするには、Houzz Pro の左端にあるナビゲーションメニューから［検索］をクリックし、左側のメニューから「タスクセンター」を選択します。

タスクセンターを開くと、タスクの一覧がタイトル、担当者、期日、ステータス、関係する案件／見込み案件と共に表示されます。タスクは期日順に並べられ、期限切れの場合は赤色、まもなく期日になるものは黄色、まだ期日が先のものは黒色で期日が表示されます。

検索ボックスにキーワードを入力してタスクを探すこともできます。また、必要に応じて「並び替え」のドロップダウンリストで並び替えの条件を変更したり、ステータス、案件／見込み案件、担当者、タスク作成者で表示内容を絞り込むことができます。

案件のタスク一覧

それぞれの案件の下に「タスク」があるので、特定の案件のタスクを管理するのも簡単です。

案件固有のタスクにアクセスするには、左端のナビゲーションから［案件］をクリックし、特定の案件を選択します。案件の概要ページが開いたら、左側のメニューから［タスク］を選択します。

案件のタスクページを開くと、その案件のタスク一覧が、担当者、期日、ステータスの情報と共に表示されます。工程表に紐づいている場合は、その項目も表示されます。

検索ボックスにキーワードを入力してタスクを探すこともできます。また、必要に応じて「並び替え」のドロップダウンリストで並び替えの条件を変更したり、ステータス、担当者、タスク作成者で表示内容を絞り込むことができます。

なお、期限が近いタスクについては、Houzz Pro ホームページの「今後の予定」セクションにも表示されるので、見落としを防ぐことができます。

見込み案件のタスク一覧

特定の見込み案件のタスクを見るには、左端のナビゲーションから［見込み案件］をクリックし、特定の見込み案件を選択します。見込み案件のページが開いたら、左側のメニューから［タスク］を選択します。

見込み案件のタスクページを開くと、その見込み案件に関するタスクの詳細（タイトル、担当者、期日、ステータス）が表示されます。

検索ボックスにキーワードを入力してタスクを探すこともできます。また、必要に応じて「並び替え」のドロップダウンリストで並び替えの条件を変更したり、ステータス、担当者、タスク作成者で表示内容を絞り込むことができます。

なお、近日中が期限となっているタスクについては、Houzz Pro ホームページの「今後の予定」セクションにも表示されるので、見落としを防ぐことができます。

また、見込み案件の概要ページでも、「今後の予定」セクションに期日が迫ったタスクが表示されます。

そして、Houzz Pro の左端にあるナビゲーションから［見込み案件］をクリックすると表示される「進行中の見込み案件」ページでも、タスクのリマインダーを確認することができます。

新規にタスクを作成する

タスクセンターから行う場合：

タスクセンターで新しいタスクを作成・追加するには、画面の右上にある［新しいタスクの追加］ボタンをクリックします。

すると、画面の右側にタスクの詳細が入力できるサイドパネルが現れます。タスクの名称を入力し、関連する案件／見込み案件を指定します。必要に応じて、期日、担当者、説明、添付ファイルを追加しましょう。タスクが完了したら、上部にある［完了にする］をクリックすると、ステータスが「未完了」から「完了」に変更されます。

タスクはタスクセンターに表示されるのと同時に、その案件／見込み案件の下にも表示されます。

案件または見込み案件から行う場合：

特定の案件または見込み案件で新しいタスクを作成するには、その案件／見込み案件のページへ移動し、左のメニューから「タスク」を選択します。タスクのページで、画面の右上にある［新しいタスクの追加］ボタン、または、行の一番下にある［＋ タスクの追加］をクリックします。まだタスクを作成したことがない場合は、［タスクを追加する］ボタンが画面中央にも表示されます。

すると、タスクのタイトルを入力するボックスが現れます。タスクの名称を入力し、チェックマークをクリックすると、タスクが作成されます。タスクは案件／見込み案件のタスクページと同時に、タスクセンターにも自動的に表示されます。必要に応じてタスクを編集し、詳細情報を追加してください。

また、見込み案件の場合は「簡単作成」セクションの［タスク］アイコンから、案件の場合は概要ページの「タスク」セクションの「新しいタスクの作成」から、素早くタスクを作成することができます。

タスクを編集する

タスクを作成したら、そのタスクの行にマウスカーソルを合わせると表示される鉛筆アイコンをクリックすると、そのタスクの詳細を編集することができます。

鉛筆アイコンをクリックすると、ページの右側に編集画面が表示されます。タスクのタイトル、期日、内容を追加・変更したり、工程表とリンクさせたり、ファイルを添付することができます。

「アクティビティ」タブを選択すると、その特定のタスクについての履歴が表示されます。タスクの作成、期日の設定や変更、担当者の割り当て、タスクを完了にしたタイミングなどが記録されます。

タスクを担当者へ割り当てる

タスクの編集画面では、案件の関係者（チームメンバー、協力会社、顧客）から担当者を割り当てることができます。割り当てる先として、「チームメンバー」と「顧客および協力会社」の２種類のタブがあります。一覧にない人に割り当てたい場合は、リストの下にある「招待」から必要な人を招待することもできます。

顧客にタスクを割り当てると、新たに顧客の設定をするためのボックスが現れ、顧客に対してそのタスクを非公開のままとするか、それとも共有するかを設定できます。「非公開」を選択すると、顧客にはそのタスクは知らされません。「共有中」に設定すると、顧客にはタスクの通知メールが送信され、顧客用ダッシュボードで見えるようになります。

タスクを作成したり、変更したり、「完了」にすると、案件の関係者には通知メールが送信されます（顧客は、通知する設定にした場合のみ）。また、チームメンバー、関係会社、顧客がタスクを変更したり「完了」にすると、自分に通知されます。

タスクの通知は、Houzz Pro の設定で受信する・しないの変更できます。詳細については、ヘルプ記事「Houzz Pro の通知を管理する」をご覧ください。

以下は、タスクが割り当てられたときに顧客へ送信される通知メールの例です。

タスクにコメントを追加する

タスクの編集画面では、関係者に対してコメントを追加することができます。コメントを追加するには、右側のサイドパネルで［コメント］タブを選択するか、サイドパネルの上部にあるコメントアイコンをクリックするか、タスクの一覧で名前の横にあるコメントアイコンをクリックします。そして、コメントを送る相手（顧客またはチーム）を選択します。

下のコメント欄にメッセージを入力して［送信］ボタンをクリックすると、コメントが保存され、相手に通知されます。その相手も直接返信ができます。

注意：顧客に対してコメントする場合、まず、タスクを顧客と共有して顧客用ダッシュボードで見える状態にしておく必要があります。チームメンバーや協力会社に対してコメントする場合は、あらかじめ案件に招待してタスクを割り当てる必要があります。

タスクを削除する

タスクを削除する方法はいくつかあります。

方法１：

削除したいタスクについて、行の左端にあるチェックボックスをオンにします。そして、タスク一覧の上部に表示された［削除］コマンドをクリックします。

方法２：

タスクの一覧で削除したいタスクにマウスカーソルを合わせ、表示された３点ドット アイコンをクリックします。そして、表示されたメニューから「削除」を選択します。その他、タスクをステータスを変更したり（完了にする、または完了マークを元に戻す）、タスクの名前を変更したり、タスクを複製したりすることもできます。

方法３：

特定の案件または見込み案件に存在するタスクを一度にすべて削除することもできます。画面の右上にある［操作］をクリックし、メニューから［すべて削除］を選択するだけです。

タスクをエクスポートする

Houzz Pro にはタスクをエクスポートする方法も複数あります。すべてのタスクをエクスポートすることも、選択したタスクだけエクスポートすることもできます。タスクセンターからだと、全案件／見込み案件のタスクをエクスポートできます。特定の案件または見込み案件の中では、その案件／見込み案件に紐づいたタスクのみエクスポートできます。

特定のタスクのみエクスポートするには、エクスポートしたいタスクのチェックボックスをオンにして、タスク一覧の上部に表示された［形式を選んでエクスポート］コマンドをクリックします。

タスク一覧のすべてをエクスポートするには、タスクセンターの画面の右上にある［操作］をクリックし、メニューから［形式を選んでエクスポート］を選択します。

すると、「タスクのエクスポート」画面が表示されます。ファイル形式のドロップダウンリストで希望のファイル形式（PDF、PNG、CSV、XLSX から選択できます）を選択し、［エクスポート］ボタンをクリックします。

指定した形式のファイルがダウンロードされたら、必要に応じて保存または印刷してください。

タスクを工程表へ追加する

案件または見込み案件のタスクを作成したら、それを工程表へ追加して、期限を管理することができます。既存の工程表へ追加することはもちろん、案件／見込み案件の工程表が存在しない場合は、タスク用に工程表を新規に作成することもできます。

既存の工程表へ追加する

すでに存在する工程表へタスクを追加するには、まず、追加したいタスクのチェックボックスをオンにして選択します。すべてのタスクを追加する場合は、左上（検索ボックスの下）にあるチェックボックスをオンにすると、全部のタスクが自動的に選択されます。

そして、タスク一覧の上部にある［工程表へ追加］ボタンをクリックするか、ページの右上にある［操作］ボタンをクリックしてメニューから［工程表へ追加］を選択します。

続いて「タスクを工程表に追加」画面が表示され、工程表において、タスク用の項目を新規作成するか、既存の項目に追加するかを選択できます。

新しい項目を作成する場合は、工程の名前を入力し、工程に追加する必要があります（下図）。必要に応じて新しい工程を作成することもできます。

既存の項目に追加する場合は、ドロップダウン メニューから該当する項目を選択します。

設定したら［完了］ボタンをクリックします。

すると、既存の工程表に選択したタスクが追加された状態で表示されます。

期限のあるタスクは工程表内のその日に表示されます。期限が設定されていないタスクは工程表の項目の最初に表示されます。日付を調整するには、タスクをクリックして該当する日付にドラッグするか、タスクの詳細で日付を変更してください。タスクの詳細では、説明や画像を追加したり、完了にしたりすることもできます。

新規の工程表へ追加する

まだ案件／見込み案件の工程表が作成されていない場合、タスクが６件以上あると、タスク一覧ページの上部にバナーが表示されます。タスクを元に工程表を作成するには、工程表に追加したいタスクのチェックボックスをオンにして選択し、バナーの右端にある［タスクを工程表に追加］ボタンをクリックします。

注意：いずれのタスクのチェックボックスもオンにしなかった場合、全部のタスクが工程表へ追加されます。

（または、タスクを選択した状態で、タスク一覧の上部にある［工程表へ追加］ボタンをクリックするか、ページの右上にある［操作］ボタンをクリックしてメニューから［工程表へ追加］を選択しても、同じように追加できます。）

続いて「タスクを工程表に追加」画面が表示されるので、工程表におけるタスク用の項目の名前を入力し、［完了］ボタンをクリックします。

すると、新しく工程表が作成され、選択したタスクが表示されます。

期限のあるタスクは工程表内のその日に表示されます。期限が設定されていないタスクは工程表の項目の最初に表示されます。日付を調整するには、タスクをクリックして該当する日付にドラッグするか、タスクの詳細で日付を変更してください。タスクの詳細では、説明や画像を追加したり、完了にしたりすることもできます。

工程表の作成方法に関する詳細は、こちらの記事をご覧ください。

関連資料

Houzz Pro ではタスクをテンプレート化することにより、タスク作成の作業を効率化することができます。詳細については、こちらの資料をご参照ください。

モバイルアプリでタスクを使用する方法については、こちらの資料をご参照ください。