支払を記録する
Houzz Pro には支払を記録する機能があります。支払を記録すると、受け取ったすべての入金を把握できるようになります。支払情報を記録として整理できるだけでなく、財務レポート上で事業の財務状況を正確に反映させることができます。
支払いは、承諾済み・未承諾を問わず、見積書、請求書、仕様変更に対して記録できます。受け取った金額に応じて、全額支払い、一部支払い、または過払いとして記録することが可能です。支払を記録するには、対象の見積書、請求書、仕様変更において、あらかじめ支払予定を設定しておく必要があります。
全額支払いを記録する
支払予定の全額が支払われた記録を残すには、対象の文書を開き、「支払い」セクションまでスクロールします。
受領したお金に該当する支払の行の、右端にある［支払を記録する］をクリックします。または、行にマウスカーソルを合わせ、右端に表示された３点ドットをクリックしても、［支払を記録する］コマンドが表示されます。
支払に関する情報を入力します。支払方法、金額、受領した日付などを記録できます。金額は、デフォルトではその支払予定の全額が入力されています。照会番号は自動で割り振られますが、自由に変更することができます。
「領収書を送信する」のチェックをオンにすると、顧客に領収書がメールで送信されます。
入力し終わったら［完了］ボタンを押します。
すると、支払予定のステータスが「未払い」から「支払済み」へ更新されます。 「支払済み」となった行にマウスカーソルを合わせ、右端に表示された３点ドットをクリックすると、支払の詳細を確認したり、顧客に領収書をメールで送信したり、その支払を削除したりできます。
一部支払を記録する
予定された支払額の一部のみを受け取った場合でも、その金額を記録することができます。記録すると、支払予定は自動的に調整されます。
まず、対象の文書を開き、「支払い」セクションまでスクロールします。受領したお金に該当する支払の行の、右端にある［支払を記録する］をクリックします。
続いて、支払に関する情報を入力します。支払方法、金額、受領した日付などを記録できます。照会番号は自動で割り振られますが、自由に変更することができます。
金額は、デフォルトではその支払予定の全額（下記の例では ¥ 236,500）が入力されていますが、一部支払いを記録する場合は、金額欄に実際に受領した金額（下記の例では ¥ 150,500）を入力してください。予定額より少ない金額を入力すると、その旨の通知が表示されます。
「領収書を送信する」のチェックをオンにすると、顧客に領収書がメールで送信されます。
入力し終わったら［完了］ボタンを押します。
すると、支払いのセクションでは、一部支払があった行（下記の例では「支払２」）は「支払済み」と表示され、残額分の新しい支払予定の行（下記の例では「支払４」）が自動的に追加されます。必要に応じて、支払名や期日などを編集できます。
「支払済み」となった行にマウスカーソルを合わせ、右端に表示された３点ドットをクリックすると、支払の詳細を確認したり、顧客に領収書をメールで送信したり、その支払を削除したりできます。
過払いを記録する
予定された金額以上の支払を受け取った場合でも、その支払を記録することができます。記録すると、残りの支払予定が自動的に調整されます。
まず、対象の文書を開き、「支払い」セクションまでスクロールします。受領したお金に該当する支払の行の、右端にある［支払を記録する］をクリックします。
続いて、支払に関する情報を入力します。支払方法、金額、受領した日付などを記録できます。照会番号は自動で割り振られますが、自由に変更することができます。
金額は、デフォルトではその支払予定の全額（下記の例では ¥ 86,500）が入力されていますが、過払いを記録する場合は、金額欄に実際に受領した金額（下記の例では ¥ 90,000）を入力してください。予定額より多い金額を入力すると、その旨の通知が表示されます。
「領収書を送信する」のチェックをオンにすると、顧客に領収書がメールで送信されます。
入力し終わったら［完了］ボタンを押します。
すると、支払いのセクションでは、支払があった行（下記の例では「支払４」）は「支払済み」と表示され、残りの支払予定の行（下記の例では「支払３」）の支払金額が自動的に減額（下記の例では ¥ 136,500 から ¥ 133,000 へ）されます。必要に応じて、支払名や期日などを編集できます。
「支払済み」となった行にマウスカーソルを合わせ、右端に表示された３点ドットをクリックすると、支払の詳細を確認したり、顧客に領収書をメールで送信したり、その支払を削除したりできます。
過払い分に対して預り金メモを作成する
文書の残額（下記の例では ¥ 133,000）より多くの金額を受け取って、その支払金額（下記の例では ¥ 150,000）を記録しようとした場合は、「余った金額に対して預り金メモをが作成され、案件の別の支払に充てられる」旨の通知が表示されます。
その支払記録を追加すると、文書の小計セクションに残高としてマイナスの金額が表示され、その下に［預り金メモの作成］ボタンが現れます。
［預り金メモの作成］ボタンをクリックすると、確認のメッセージが表示されます。
メッセージを確認して［作成］ボタンをクリックします。
すると、預り金メモが作成され、支払セクションに「預り金」として表示されます。また、文書の小計の残高は ¥ 0 に戻ります。
預り金メモを同じ案件の別の文書に適用する方法については、こちらの記事をご覧ください。