文書で自動化ツールを使用する

Houzz Pro で見積書や請求書などの経理文書を作成する際、自動化ツールを活用することで作業時間を短縮でき、効率化を進めることができます。たとえば、案件や見込み案件において、次の手順やお客様へのリマインダー、お礼メッセージなどを自動的に送信するよう設定できます。

自動化ツールについて

自動化ツールは次のステップや顧客へのリマインダーメール、お礼のメッセージを自動でスケジュールできるオートメーション機能で、見積書、請求書、そして仕様変更（建築・施工の専門家のみ）で使用できます。

自動化ツールのボタン（稲妻のアイコン）は、ステータスが下書き、送信済み、一部請求済み、一部支払済みの文書にのみ現れます。いったん文書が承諾済み、請求済み、または支払済みになると、自動化ツールを設定することはできません。

また、自動化の設定を行うと、その設定は保存され、今後作成される同じ種類の文書に対しても適用されます。

文書ごとの自動化ツールの種類について

文書の種類やステータスによって、自動化ツールのオプションは異なります。たとえば、見積書がすでに一部支払済みの場合、見積書の期限が過ぎた時にタスクを作成することはできません。

以下に、文書ごとに利用可能なオプションをまとめます。

メモ：見積書に対する自動化ツールは、特に記載がない限り、見込み案件でも使用できます。

見積書

• 見積書が承諾されたら請求書を作成する（案件でのみ利用可能）
• 見積書の期限が過ぎたらタスクを作成する
• 見積書を確認するよう顧客へリマインダーメールを送信する
• 見積書の期限が過ぎたら顧客へリマインダーメールを送信する
• 見積書の未払い金がある場合に顧客へリマインダー メールを送信する
• 見積書が承諾されたら顧客へお礼のメールを送信する

請求書

• 請求書の期限が過ぎたらタスクを作成する
• 請求書を確認するよう顧客へリマインダーメールを送信する
• 請求書の期限が過ぎたら顧客へリマインダーメールを送信する
• 請求書の未払い金がある場合に顧客へリマインダー メールを送信する
• 顧客が請求書に対する支払をしたらお礼のメールを送信する

仕様変更

• 仕様変更の期限が過ぎたらタスクを作成する
• 仕様変更を確認するよう顧客へリマインダーメールを送信する
• 仕様変更の期限が過ぎたら顧客へリマインダーメールを送信する

自動化ツールの設定をする

自動化ツールは、対応している文書において、上部の「操作」コマンドの隣にある稲妻のアイコンをクリックするとアクセスできます。

自動化ツールのボタンをクリックすると、次の３種類のアクションが表示されます。

• 次のステップのきっかけ
• 顧客へのリマインダー
• お礼のメッセージ（仕様変更の場合はなし）

それぞれのアクションをクリックすると、それに関する自動化オプションが表示されます。自動化ツールを有効にするかどうかは、それぞれの項目のラジオボタンをクリックして、オンまたはオフにします。設定は自動的に保存されます。

自動化ツールの詳細を編集する

自動化ツールのオプションを有効にしたら、［編集］をクリックしてそのオプションの詳細を設定できます。

「次のステップのきっかけ」では、文書（見積書、請求書、仕様変更）の期限が過ぎたらタスクを作成し、タスク名を指定することができます。

また、見積書の場合、見積書が承諾されたら請求書を作成し、その請求書を顧客と共有するか、それとも下書きとして保存するかを選択できます。

設定が完了したら、［保存］ボタンをクリックしてください。

「顧客へのリマインダー」では、文書を顧客へ送信した後、顧客にリマインダーメールを送信することができます。いつ（何日後）にリマインダーメールを送信するかを指定したり、リマインダーメールの件名と内容を変更したりできます。変更したら、［保存］ボタンをクリックしてください。

「お礼のメッセージ」では、顧客が文書（見積書または請求書）を承諾したタイミングで、顧客へお礼のメールを送信できます。お礼メールの件名と内容を変更できます。変更したら、［保存］ボタンをクリックしてください。