ルームプランの送信時にメールのテンプレートを使用する

メールのテンプレートにアクセスする

ルームプランのメールテンプレートの設定画面にアクセスするには、ルームプランを開き、右上にある［プレビューして共有］ボタンをクリックします。そして、開いたプレビューページにおいて、ページ右上の［共有］ボタンをクリックすると、メールの送信画面が表示されるので、メッセージボックスの右下にある［マイ テンプレート］をクリックします。（メールの送信画面で［送信］ボタンが押されるまで、メールが顧客へ送信されることはありません。）

すると、メールのテンプレートの設定画面が開きます。ここで新しくテンプレートを作成したり、既存のテンプレートを編集したり削除することができます。また、案件や会社の既定テンプレートを設定することもできます。

新しいメールのテンプレートを作成する

ルームプラン用のメールのテンプレートを作成するには、メールのテンプレートの設定画面において、右上の［新規作成］ボタンをクリックするか、初めての場合は中央の［新しいテンプレートの作成］リンクをクリックします。

テンプレートの作成画面が開いたら、テンプレートの名前と、メッセージの内容を入力します。

テンプレートでは「代入パーツ」を使うことができます。代入パーツは、案件の顧客名や自社の会社名などを、Houzz Pro に登録されているデータを元にして自動的に代入してくれるコードで、メッセージ部分の左下にある「代入パーツの挿入」リストから追加します。たとえば、下図の「 [Contact Full Name] 様」の部分には、実際のメッセージではその案件固有の顧客名が入力されます。代入パーツを利用することにより、毎回それぞれの案件の顧客の名前をタイプしなくても自動的に入力されるので、名前間違いなどの問題も防げて便利です。

また、設定画面の左下にある「案件のデフォルトに設定する」をクリックすると、そのメールテンプレートを案件のデフォルト テンプレートに設定できます。ルームプランの既定テンプレートに設定するには、［すべてのルームプラン用］をチェックします。

なお、案件のデフォルト テンプレートを設定しても、それまでに作成された案件のメールは変わりません。

テンプレートが完成したら、［保存］をクリックするとメール テンプレートの１つとして保存されます。［保存して追加］ボタンをクリックすると、テンプレートとして保存されると同時に、現在のルームプランに適用されます。

案件のデフォルト テンプレートを設定、編集、削除する

メールのテンプレートは、いつでも変更することができます。案件の既定テンプレートを設定するには、「メールテンプレートへのアクセス」で説明されている方法に従って「メールのテンプレート」ウィンドウを開きます。そして、テンプレートにマウスカーソルを合わせ、表示された３点ドットのアイコンをクリックすると、そのテンプレートを案件の既定に設定するほか、編集したり削除したりもできます。

会社のデフォルト テンプレートを設定する

会社の既定テンプレートは、案件ごとではなく、すべての案件でデフォルトとして使用されるテンプレートのことです。会社の既定テンプレートを設定するには、「メールのテンプレート」ウィンドウで、右上の［会社の規定を設定する］をクリックします。

すると、特記事項、備考、そしてメールの会社用テンプレートを設定する画面が表示されます。ルームプランのメールテンプレートを設定するには、まず「メールの会社用テンプレート」の右にある矢印アイコンをクリックして開き、「ルームプランのテンプレート」のドロップダウンリストを開いて適用したいテンプレートを指定します。

ここで指定したテンプレートは、特定の案件のルームプランだけでなく、会社のすべてのルームプランにおいてデフォルトとして使用されます。設定は「会社の標準テンプレート」画面でいつでも変更することができます。