ルームプランナー「調達状況」の使い方

Houzz Pro の「調達状況」は、ルームプランナーの機能の一部で、案件に関係のある商品やサービスの調達情報や発注ステータスを一元管理でき、どの文書（見積書、請求書、発注書など）にリンクされているかが一目でわかります。また、「調達状況」はカスタマイズが可能なワークシートとなっており、必要な列を作成したり、表示したい内容を自由に設定したりできます。その内容をエクスポートしてチームメンバーや顧客、協力会社、取引先と共有することもできます。

この記事では、「調達状況」で利用できる機能について順番にご紹介します。

調達状況の起動

案件の調達状況を開くには、Houzz Pro の左端にあるナビゲーションメニューから案件を開き、左側のメニューから［調達状況］をクリックします。

または、案件の「ルームプラン」のページを開き、上部にあるタブで［調達状況］をクリックすることでもアクセスできます。

「すべての調達状況」ページ

「すべての調達状況」ページには、Houzz Pro の左端にある「検索」アイコンをクリックし、左メニューの「すべての調達状況」を選択するとアクセスできます。このページで、右上にある案件のドロップダウンリストを使用すると、指定した案件の調達状況を確認できます。

表示（ビュー）を切り替える

調達状況ページには、あらかじめ基本のビューが用意されていますが、自分でビューを作成して必要とする情報のみを表示させることもできます。

基本のビュー

基本のビューには、案件の段階に応じて必要な情報をすばやく確認できるように、「計画中」、「経理関連」、「調達」、「すべて」の４つのビューが用意されています。

ビューを切り替えるには、単にビューのタブをクリックします。すると、それぞれのビューで設定されている列が表示されます。次回調達状況ページを開くと、前回選択されていたビューが使用されます。

基本のビューをカスタマイズするには、権限の設定で「調達状況の表示を管理」が有効になっている必要があります。権限があれば、ビューごとに、どの情報を表示するかや列の順番を設定することができます。設定の詳細については、後述の「ビューの設定変更」セクションで説明します。

独自のビューを作成する

基本のビューの他に、自分や社内で使用するためのビューを作成することができます。

メモ：チームメンバーは、「調達状況の表示を管理」の権限を持っている人のみ、ビューを作成したり編集したりできます。

独自のビューを作成するには、調達状況ページの右上にある［ビューの作成］ボタンをクリックします。会社全体で使用できる会社ビューを作成する権限をお持ちの場合は、ボタンをクリックすると「自分のビュー」（自分のみ使用できるビュー）と「会社ビュー」（チームメンバー全員が共通で使用できるビュー）のメニューが表示されます。権限がない場合は、自分用のビューのみ作成できます。

作成するビューの名前を入力し、キーボードの［Enter］キーを押します。すると、「ビューの設定」画面が開きます。この画面で、表示する列をラジオボタンのオン／オフで切り替えたり、列の順番を入れ替えたり、新しい欄を追加したりできます。設定が完了したら［保存］ボタンを押してください。設定の詳細については、後述の「ビューの設定変更」セクションで説明します。

新しいビューが作成されたら、現在使用されていたビューの隣にタブが追加されます。ビューを複数作成した場合は、タブの右端に［その他］が追加され、それをクリックするとすべてのビューを確認できます。（基本のビューと会社ビューには、ビルのアイコンが付きます。）

タブ（ビューの名前）にマウスカーソルを合わせると右端に表示される３点ドットのアイコンをクリックすると、そのビューに対する操作メニュー（名前の変更、複製、設定、削除）が開きます。「自分のビュー」の場合は、［会社へ移動］を選択すると会社ビューにすることができます。（［会社へ移動］の操作は、権限のある人のみ可能です。）

また、［その他］をクリックすると表示されるドロップダウンでは、ビュー名の前にある６点ドットのアイコンを上下位にドラッグ＆ドロップすることで、タブの順番を入れ替えることができます。

ビューの設定を変更する

調達状況ページのビューを自分の好みにカスタマイズする方法として、どの列を表示するか選択し、それらの表示順を入れ替えることができます。自分のビューはもちろんですが、「調達状況の表示を管理」の権限があれば、基本のビューや会社のビューに対しても設定を変更できます。

設定を変更するには、そのビューを適用した状態でページの右上にある［設定］アイコンをクリックするか、タブの３点ドットのメニューから［設定］を選択します。

現在使用しているビューの「ビューの設定」の画面が開きます。別のビューの設定を変更するには、ビュー名の前にある矢印（＜）をクリックして、変更したいビューを選択してください。

特定の情報の表示・非表示を切り替えるには、右側のラジオボタンで設定します。セクション（「説明」、「文書のステータス」、「詳細」など）のラジオボタンを使用すると、そのセクション内の情報すべてを一度に切り替えることができます。

新しい列や欄を作成する

「追加情報」の列に新しい情報欄を追加することができます。それには、ラジオボタンの上にある［＋ 新しい欄を追加］をクリックします。

欄の名前を入力し、その下のドロップダウンリストで情報の形式を選択して、［保存］ボタンをクリックします。新しい欄は、リストの一番下にある「追加情報」列の下に追加されます。

また、調達状況ページの表で、「追加情報」列の右側にある（＋）アイコンをクリックするか、「追加情報」列の何もない部分にマウスカーソルを合わせて［＋ 新しい欄を追加］をクリックしても、追加することができます。

行の高さを調整する

調達状況ページのデフォルトでは、行は「複数行」表示するように設定されています。これは、１列に３つの情報を縦に並べて表示する形式で、横方向になるべくスクロールを少なくして全体の情報を確認できるようになっています。

もう一つの形式は「１行」で、すべての欄が各列に１つずつ表示されます。

項目の順番を入れ替える

調達状況ページにリストされている項目（商品やサービス）の順番を入れ替えることもできます。それにはまず、表の上にあるフィルターで、

• 並べ替え：カスタム
• 分類方法：なし

が指定されている必要があります。そして、各項目の左端にある６点ドットのアイコンを使用して、項目の位置を上下にドラッグ＆ドロップして順番を入れ替えらえます。この項目の順番は、「並べ替え」フィルターで「カスタム」が選択されていれば、どのビューでも同じように表示されます。

調達状況に項目を追加する

案件の調達状況ページには、その案件の文書（見積書や請求書など）に追加された項目や、ムードボードやルームプランに追加された項目が、自動的にリストされます。

調達状況に、文書やルームプランなどに紐づいていない項目または仮置きを追加するには、ページの右端にある「自分の項目」を使用します。

「自分の項目」をクリックすると、ページの右側にサイドパネルが開き、ライブラリーに登録されている商品やサービス、そして仮置きにアクセスできます。その中から追加したい項目をクリックすると、調達状況へ挿入されます。必要に応じてフィルターや検索機能を使って、項目を絞り込んでください。［作成］ボタンをクリックして、新しい項目や仮置きを追加することもできます。

調達状況に追加した下書きの項目は、後から簡単に見積書などの文書へ追加することができます。詳細については、こちらの記事をご覧ください。

調達状況内の項目の情報を編集する

調達状況にリストされている項目の情報を編集するには、次の２つの方法があります。

表内で直接編集する

• 調達状況の表の中で、変更したい欄をクリックすると、その欄が編集可能であれば、直接情報を入力または選択して更新できます。編集し終わったら、チェックマークをクリックして変更を保存してください。テキスト欄の場合は、キーボードの［Enter］を押しても保存できます。

• 項目にファイルが添付されている場合、添付ファイルを直接表内で管理することができます。「添付ファイル」のアイコンをクリックすると、プレビュー、ダウンロード、削除、名前の変更などが可能です。詳細については、こちらの記事をご覧ください。

右側のサイドパネルで編集する

• 情報を変更したい項目の左端にある（ｉ）アイコンをクリックすると、右側にサイドパネルが開き、その項目の詳細情報やリンクされている文書などの情報が表示されます。
• 商品情報や添付ファイル、発注追跡情報など、該当する情報のタブを開いて入力・変更します。

複数の項目の情報を一度に編集する

発注状況、配送日、担当者、メモなど、複数の項目の特定の情報を同時に編集することができます。これは、同じ取引先の商品や、同じ発注書にある項目の場合に特に便利です。

複数の項目の情報をまとめて変更するには、変更したい項目について、左端のチェックボックスをオンにします。そして、調達状況ページの下の方に表示されたメニューから［編集］をクリックします。

すると、編集画面が表示されるので、必要な情報を入力・更新し、［保存］ボタンをクリックします。

発注状況を追跡する

各項目の発注ステータスを最新の状態に保つことで、注文状況を管理できます。発注ステータスは、調達状況の「発注追跡」列で直接編集できるほか、右側のサイドパネルの項目情報でも編集可能です。ドロップダウン リストから既定のステータスを選択でき、リスト下部の［＋ 新しいステータスを追加］をクリックして独自のステータスを作成することも可能です。作成したステータスは、ドロップダウン リストから直接編集・削除できます。

なお、調達状況において項目の発注ステータスを更新すると、その項目が紐づいた発注書にも変更が反映されます。逆も同様です。

発注ステータスは色分けされているので、調達状況を確認する際に、対応が必要な項目をひと目で把握できます。独自のステータスには任意の色を設定でき、その色は、すべての案件内でそのステータスが指定されている項目に対して自動的に適用されます。

ステータス以外にも、発注に関する情報が追加できます。たとえば、発注日、発送予定日、実際の発送日、配送日などを記録可能です。また、チーム全体で情報共有しやすくするために、発注番号、追跡番号、配送会社なども追加できます。これにより、誰でも必要なときに発注について確認できます。

項目の発注日・発送日・配送日は、対応するルームプラン上で顧客と共有することも可能です。ルームプランの顧客に対する表示設定で、「発注追跡を表示する」を有効にすると、顧客はルームプラン上で項目の詳細を開いた際に、これらの日付を確認できるようになります。

絞り込みと検索の機能

フィルターや検索機能を使うと、調達状況内で必要な項目をすばやく見つけたり、ステータスや種類などさまざまなオプションで表示をカスタマイズすることができます。

リンクされている文書を表示する

各項目が、案件内のどこに処理されているかを把握するには、「文書のステータス」の列を使用します。その列には、項目が現在使用されている文書（見積書や請求書など）が表示され、リンクをクリックするとその文書を開くことができます。

注意：関連する文書を見るには、ビューの設定で「文書の進捗」を表示する設定になっている必要があります。

項目を文書に変換する

調達状況では、文書に関連付けられていない下書きの項目を、見積書、請求書、発注書へ直接変換することができます。新規の文書に変換することも、既存の文書に追加することも可能です。

メモ：すでに文書に紐づいている項目を変換する場合は、関連付け先の文書上で操作する必要があります。該当文書は、調達状況の「文書のステータス」列から確認でき、クリックすると開くことができます。

新規の文書に変換する

文書へ変換したい項目の左端にあるチェックボックスをオンにして選択します。そして、調達状況ページの下の方に表示されたメニューから［変換］をクリックし、［新しい文書へ］を選択します。

「文書へ変換」の画面が表示されるので、項目を変換したい文書の種類（見積書、請求書、発注書）を選択します。そして、正しい項目が選択されているか確認して、右下にある［ｘ件変換する］ボタンをクリックします。すると、新しく作成された文書が開きます。

既存の文書に変換する

文書へ変換したい項目の左端にあるチェックボックスをオンにして選択します。そして、調達状況ページの下の方に表示されたメニューから［変換］をクリックし、［既存の文書へ］を選択します。

「文書を選択」の画面が表示されるので、文書の種類（見積書、請求書、発注書）をタブから指定し、項目を追加する特定の文書を選択します。

メモ：承諾済み、不承諾、または発行済みの文書は変更不可で、項目を追加することができないため、こちらには表示されません。

文書を選択したら、［次へ］ボタンをクリックします。

正しい項目が選択されているか確認して、右下にある［追加］ボタンをクリックします。すると、その項目を追加した既存文書が開きます。

調達状況を一覧表・プレゼンシートにエクスポートする

調達状況は専門家にとって商品の詳細をトラッキングするための重要なツールです。そして、自分だけでなく、協力会社、取引先、顧客などの関係者にとっても、その情報は有益です。

その情報を Houzz Pro 以外の方法で共有する場合のために、調達状況には数種類のエクスポート機能が用意されています。以下にその手順を説明します。

Excel の一覧表としてダウンロードする

１. 一覧表に含めたい項目について、項目の左端にあるチェックボックスをオンにして選択します。何もチェックしなかった場合は、現在のビューで見えているすべての内容が含まれます。

ヒント：上部の「絞り込み」フィルターを使用すると、ステータスや取引先などで表示する項目を選定できます。その絞り込み結果は、次回調達状況を開いたときにも適用されます。

２. ページの右上にある［エクスポート］ボタンをクリックします。

３. メニューから［一覧表 (Excel) をダウンロード］を選択します。

４. 「一覧表 (Excel) をダウンロード」の画面が表示されたら、一番上にある「カスタム」か「収益性」のいずれかを選択します。

• カスタム：ニーズに合わせて、どの列（情報）を一覧表に含めるかを指定できます。たとえば、顧客や配送会社など他人に渡す場合は、マージンなど外部に公開したくない情報は含めないようにすることができます。
• 収益性：利益やコストの概要を確認できるような列（情報）が、あらかじめ選択されています。必要に応じて、エクスポート内容をカスタマイズすることも可能です。

一覧表では、列は「調達状況」と同じ順番で出力されます。商品名については、元のタイトル、顧客向けのタイトル、またはその両方を含めることができます。

また、Excel 形式で一覧表をエクスポートする場合、（画像リンクだけでなく）画像自体を含めることも可能です。なお、Excel 形式の一覧表内の画像リンクは、有効期間が 1 週間となっています。それ以降にアクセスする場合は、再度一覧表をダウンロードする必要があります。

PDF の一覧表としてダウンロードする

１. 一覧表に含めたい項目について、項目の左端にあるチェックボックスをオンにして選択します。何もチェックしなかった場合は、現在のビューで見えているすべての内容が含まれます。

ヒント：上部の「絞り込み」フィルターを使用すると、ステータスや取引先などで表示する項目を選定できます。その絞り込み結果は、次回調達状況を開いたときにも適用されます。

２. ページの右上にある［エクスポート］ボタンをクリックします。

３. メニューから［一覧表 (PDF) をダウンロード］を選択します。

４. 「一覧表 (PDF) をダウンロード」の画面が表示されたら、一覧に含める列（情報）を指定します。

一覧表を渡す相手ごとに、必要な情報を選択し、見せたくない情報は含めないようにすることができます。たとえば、販売元の場合は SKU や正式な商品名の情報が必要な一方で、顧客の場合は色・サイズや発注状況が知りたいかもしれません。一覧表の受け取り手に応じて、関係ない情報は削除して、必要な情報のみを含めるようにしましょう。

なお、一覧表では、列は「調達状況」と同じ順番で出力されます。商品名については、元のタイトル、顧客向けのタイトル、またはその両方を含めることができます。

• ヘッダー：「ヘッダーの表示」セクションでは、ヘッダーを「1ページ目」のみに表示するか、「すべてのページ」に表示するか、どのページにも表示しないかを指定できます。ヘッダーには会社情報、ロゴ、案件名、顧客名が含まれます
• ＱＲコード：商品リンクが設定されている項目に二次元コード（QR コード）を表示するには、「追加情報」セクション内の「商品リンクの二次元コード」チェックボックスをオンにしてください。

プレゼンシートとしてダウンロードする

１. プレゼンシートに含めたい項目について、項目の左端にあるチェックボックスをオンにして選択します。何もチェックしなかった場合は、現在のビューで見えているすべての内容が含まれます。

ヒント：上部の「絞り込み」フィルターを使用すると、ステータスや取引先などで表示する項目を選定できます。その絞り込み結果は、次回調達状況を開いたときにも適用されます。

２. ページの右上にある［エクスポート］ボタンをクリックします。

３. メニューから［プレゼンシートをダウンロード］を選択します。

４. 「プレゼンシートをダウンロード」の画面が表示されたら、プレゼンシートに含める列（情報）を指定します。

それぞれのオプションについて、ラジオボタンをオン／オフして、含めるかどうかを指定します。下方向へスクロールして、商品リンクの二次元コードなど、すべてのオプションについて確認してください。

また、下部の「コピーを自分に送る」のチェックをオンにすると、メールでも受け取れます。

５. 設定が終わったら［ダウンロード］ボタンをクリックします。

６. （相手に渡す前に）ファイルを開いて内容を確認しましょう。