チームメンバーの時間と経費を管理する

Houzz Pro の「時間・経費」セクションでは、チームメンバーそれぞれの作業した時間と経費を管理することができます。この記事では時間や経費の入力を作成、編集、管理する方法について説明します。アプリのストップウォッチ機能を使って作業に費やした時間を記録する方法については、こちらの記事をご覧ください。

時間・経費ページでは、一か所でチームメンバー全員の時間と経費を一覧で確認できます。そして、その一覧を並び替えたり、編集したり、新規入力したり、削除したりできます。入力したサービスは、今後のプロジェクトで利用できるように保存されます。

時間・経費ページにアクセスするには、Houzz Pro の左端にあるナビゲーションメニューから［検索］をクリックし、左側のメニューから「時間・経費」を選択します。また、Houzz Pro ホームページの右側にある「新規作成」セクションから［時間入力］アイコンをクリックしても移動できます。

時間入力を作成する

案件に対して費やした時間や経費を管理するには、まず、その入力をする必要があります。新しく時間・経費ページの右上にある［新規入力］ボタンをクリックします。時間入力を作成するときは、左上のタブで「時間」が選択されていることを確認してください。

［新規入力］ボタンをクリックすると、情報を入力するためのウィンドウが表示されます。案件名、チームメンバー、サービス、時間料金、日付、そしてかかった時間を入力します。必要に応じて詳細にメモを入力したり、ファイルをアップロードすることができます。

該当するサービスがない場合は、文字を入力すると、その名称で新しいサービスが作成されます。

入力が完了したら［保存］ボタンをクリックします。すると、時間・経費ページに作成した時間入力が追加されます。

時間入力は、その行にマウスカーソルを合わせると右端に表示される３点ドット アイコンをクリックすると、編集または削除することができます。

なお、記録を保存する目的から、請求書を発行するなど、時間入力が文書と関連付けされると、編集や削除はできなくなります。

タイムレコーダー機能を使用する

Houzz Pro の使用中に案件に対して時間を費やす場合は、Houzz Pro のタイムレコーダー機能を利用すると簡単に時間入力を行えます。タイムレコーダー機能を使うには、Houzz Pro の左端のナビゲーションメニューの下方にあるストップウォッチのアイコンをクリックします。そして［時間記録開始］ボタンをクリックします。

タイムレコーダーの設定画面が表示されるので、関係する案件、サービス、時間料金などを設定し、［時間記録開始］ボタンをクリックします。すると、タイムレコーダーがスタートして、経過時間をカウントしてくれます。

作業が終了したら、再度左端ナビゲーションメニューのストップウォッチ アイコンをクリックし、［終了］ボタンをクリックします。すると、その時間で時間入力が作成され、時間・経費ページに表示されます。

経費入力を作成する

交通費などの経費入力を作成するには、時間・経費ページの左上のタブで「経費」を選択してから、右上にある［新規入力］ボタンをクリックします。

すると、情報を入力するためのウィンドウが表示されます。案件名、チームメンバー、サービス、金額、日付、数量を入力します。必要に応じて詳細にメモを入力したり、ファイルをアップロードすることができます。

該当するサービスがない場合は、文字を入力すると、その名称で新しいサービスが作成されます。

入力が完了したら［保存］ボタンをクリックします。すると、時間・経費ページに作成した経費入力が追加されます。

時間入力・経費入力を絞り込んだり並び替えたりする

時間入力および経費入力は、上部にあるフィルターを使用して、関係するチームメンバー、期間、関連するサービスで絞り込むことができます。労働時間の合計、請求対象金額の合計、請求済み金額の合計、そして請求対象外の金額の合計は、適用したフィルターに応じて変わります。

また、列の項目名の横にある上下矢印を使用することで、案件、作業した日付、サービスなどで、時間・経費の項目を並び替えることができます。

時間の列については、項目名の横にある下三角（▼）アイコンをクリックすることで、時間データを時間と分を用いた表示形式（例：1:45）または小数点を用いた表示形式（例：1.75）を選択することができます。少数表示は特に、Excel へエクスポートして賃金計算する際に便利です。

サービスを作成および編集する 

「時間サービスの管理」の画面では、定型のサービスを作成したり、編集したりできます。削除することもできます。「時間サービスの管理」にアクセスするには、ページの右上にある［時間サービスの管理］（「時間」タブが選択されている場合）または［経費サービスの管理］（「経費」タブが選択されている場合）をクリックします。

既存のサービスを編集するには、その行にマウスカーソルを合わせ、右端に表示された鉛筆アイコンをクリックします。また、サービスの左端にあるチェックボックスをオンにすると、削除することができます。ただし、既に時間入力または経費入力で使用されているサービスは削除できません。

新しいサービスを追加するには、右上にある［新しいサービス］ボタンをクリックし、必要な情報を入力して［保存］ボタンを押すします。

サービスの管理ページでも、キーワードで検索したり、チームメンバーで絞り込み表示をすることができます。また、サービスや時間料金などで並べ替えも可能です。

時間入力・経費入力から請求書を作成する

時間・経費ページの入力データから請求書を作成することができます。請求書を作成するには、まず、請求書に含めたい入力にチェックマークを付け（複数の入力を選ぶ場合は、同じ案件のものである必要があります）、右上にある［請求書の作成］ボタンをクリックします。

請求書の作り方として、「一から作る」方法と「既存の請求書へ追加」する方法があります。「一から作る」方法を選択すると、選択した入力データが含まれた新規の請求書が作成されます。

「既存の請求書へ追加」を選択すると、その案件に存在するどの請求書へ追加するか指定するためのウィンドウが表示されます。追加先の請求書を選択して［続行］ボタンを押します。

時間入力・経費入力を Excel 形式のファイルにエクスポートする

時間または経費の入力を簡単に Excel ファイルにエクスポート・ダウンロードして、案件ごとの作業時間を求めたり、チームメンバーの給与計算に利用することができます。

エクスポートするには、「時間」タブが選択されている状態で、画面右上の［操作］ボタンから［時間入力のエクスポート］をクリックすると、時間入力のデータを Excel 形式のファイルとしてエクスポートすることができます。また、経費については、「経費」タブが選択されている状態で、画面右上の［エクスポート］ボタンを押します。

これにより、現在画面に表示されているすべての内容がエクスポートされます。特定の案件やチームメンバーの内容のみをエクスポートしたい場合は、事前に上部のフィルターを使用して表示する内容を絞り込んでください。

注：時間報酬レポートをチームメンバーごと、または案件ごとに生成することもできます。「時間報酬レポート」については、こちらの記事をご参照ください。

別のソフトウェアから時間入力データをインポートする

Harvest などのタイム トラッキング ソフトウェアから時間入力のデータを取り込むことができます。インポートは Excel または CSV 形式のファイルからのみ可能で、必要な項目に正しくデータが入っている必要があります。

インポートするには、「時間」タブが選択されている状態で、画面右上の［操作］ボタンから［時間入力のインポート］を選択します。

表示されたインポートの画面で、「インポート用のファイル」をダウンロードしてデータを入力するか、必須項目が含まれたファイルをアップロードします。

各行に日付、労働した時間、および時給金額が入力されている必要があります。また、案件名、顧客名、チームメンバーの姓名、そしてサービス内容が含まれていることを確認してください。

データが入力されているファイルをアップロードすると、Houzz Pro の項目とファイルの列をマッピングするための画面が表示されます。マッピングされた項目のみインポートされます。マッピングが終了したら［完了］ボタンをクリックします。